L’offre de stage

Il est toujours possible de trouver un stagiaire en interrogeant son entourage et en faisant jouer son réseau. Dans ce cas de figure, le recrutement peut être fait assez rapidement et à moindre frais car vous n’aurez pas à payer le moindre sou, ce qui est une bonne nouvelle pour votre finance mais aussi pour vous, car cela vous octroie du temps pour vous concentrer sur votre travail et vos projets chauds. Si de nombreux stagiaires sont trouvés de la sorte, c’est toutefois difficile de s’assurer qu’il s’agira d’un bon stagiaire.

Or, en fonction des domaines d’expertises dans lequel le stagiaire sera amené à travailler, que ce soit en tant que commercial, ou bien dans les domaines de la gestion, de la communication ou du marketing, il peut être nécessaire de cibler des stagiaires bien particuliers, et parfois son réseau ne suffit pas pour ce faire. Il est alors nécessaire de rédiger une offre de stage à destination des étudiants, mais aussi des futurs étudiants qui cherchent en avance leur stage d’étude.

Les stages selon le niveau de l’étudiant

Il faut savoir que le stage proposé sera différent selon le niveau d’étude du stagiaire. En effet, s’il est au collège, il s’agira d’un stage de découverte. S’il est au lycée, cela pourra être un stage également, notamment s’il est dans une filière professionnalisante.

Lorsque le jeune homme ou la jeune femme fait des études supérieures, il peut vouloir demander une alternance qui peut être soit un contrat de professionnalisation soit un contrat d’apprentissage. Mais dans les deux cas il ne s’agit pas d’un stage, mais d’un contrat par lequel l’étudiant devient salarié dans le premier cas et apprenti dans le cas second.

Veillez donc à bien savoir cela lorsque vous rédigez une offre de stage et précisez bien qu’il s’agit d’un stage conventionné et non d’une alternance. Cela pourra vous éviter certaines déconvenues.

Il peut s’agir également d’un stage de fin d’études, dans ce cas l’étudiant ou l’étudiante devra réaliser un stage pour valider son diplôme, que ce soit une licence, un master ou autres choses. Le stage de fin d’étude est aussi particulier dans la mesure où l’étudiant ne le sera peut-être plus à la fin de cette expérience professionnelle. Il pourrait avoir envie de signer un contrat à durée déterminée ou indéterminée et se spécialiser dans un métier et monter en compétence.

C’est un élément important et à avoir en tête lorsqu’on crée une offre de stage car si elle est adressée à un étudiant qui arrive à la fin de ses études, alors il faudra lui expliquer les moyens de progresser, sinon cet étudiant risque de ne pas s’intéresser à votre annonce, ce qui est dommage.

Il est tout à fait possible de voir un stagiaire monter en compétence puis travailler en tant que junior avant de finalement monter les échelons de l’entreprise. Un stagiaire qui a été bien pris en main peut devenir un atout majeur pour l’entreprise dans le futur. Et cela se joue dès le ciblage par l’offre de stage. Veillez donc à bien optimiser votre annonce mais aussi à bien connaître les modalités du stage afin que tout se déroule correctement et aboutisse à un succès tant pour l’étudiant que pour l’entreprise.

Les modalités à connaître et à intégrer dans l’offre de stage.

Il est important d’avoir quelques notions sur la question administrative, car le stage est un contrat particulier qui nécessite une convention ainsi que la possibilité de verser des indemnités.

Premièrement, il faut savoir qu’il y a un quota de stagiaires qui est imposé. En effet, certaines entreprises en France ou dans d’autres régions du monde peuvent avoir un recours abusif aux stagiaires, cela a notamment été le cas pendant un certain temps avant que le quota soit définitivement fixé par la loi.

Le nombre de stagiaires est le même pour tous les secteurs d’activité. Ainsi, que ce soit dans le secteur de la finance, du tourisme, de l’ingénierie, du marketing, de la restauration ou des ressources humaines, il y a un nombre maximum défini en fonction du nombre de salariés de l’entreprise.

Aussi, si votre entreprise compte plus de 30 salariés, alors il ne vous sera pas possible d’avoir plus de 3 stagiaires, car pour les entreprises qui comptent 30 salariés et plus, le nombre de stagiaires ne peut dépasser 10 % du staff total.

Il faut savoir que si vous dérogez à la règle, alors vous serez en infraction. En étant en infraction vous vous exposez à une amende de 2000 € prononcée par l’inspection du travail. Cette amende sera doublée et atteindra 4000 € si vous récidivez. Veillez donc à bien connaître le nombre de salariés de votre entreprise avant de réaliser une offre de stage, ce serait dommage de recruter un stagiaire pour finalement se rendre compte que le poste n’est plus disponible pour la raison énoncée à l’instant.

Si vous avez trop de projets pour gérer le recrutement, il vous est possible de laisser la question administrative à un assistant ou alors à un chargé de recrutement spécialisé dans les ressources humaines. Cet employé pourra également travailler sur la culture de votre entreprise et la définition des métiers, mais aussi tisser des partenariats en France ou à l’étranger pour recruter plus facilement les bons profils.

Si vous n’avez pas le budget pour la création d’un département de ressources humaines, vous pouvez demander à la personne en charge du secrétariat de gérer les offres de stages qui ont été déposées.

Mais il est probable que cette personne n’ait pas autant de temps à accorder pour cibler et trouver les meilleurs stagiaires ni qu’elle soit au fait des spécificités du stage.

En effet, il ne faut pas oublier que le stagiaire a le droit à une gratification minimum qui lui sera versée ; cette gratification est exonérée d’impôt sur le revenu. Elle peut changer d’une année à une autre, il faut donc veiller à se tenir informé et à bien respecter la loi.

D’autres éléments qu’il ne faut pas oublier, ce sont tous les droits pour les stagiaires, car il est vrai qu’il ne s’agit pas de salariés à proprement parler bien qu’ils soient présents au quotidien dans l’entreprise et qu’ils participent indirectement à la production globale en ajoutant leur savoir-faire mais surtout leur grande motivation.

Depuis peu, les stagiaires ont sur certains aspects les mêmes droits que les salariés, et bénéficient pour cette raison de tickets restaurants ou, à défaut, d’un accès à un restaurant d’entreprise (en général il s’agit de tickets restaurants, mais les entreprises ont tout à fait le droit de ne pas en fournir et de mettre à disposition des salariés et des stagiaires un restaurant d’entreprise).

Au cas où le stagiaire a des frais de transport, l’entreprise est tenue de rembourser tout ou partie de ces frais de la même manière qu’elle le fait pour les salariés. Les stagiaires bénéficient à ce niveau du même droit que les salariés.

Mais ce n’est pas tout, les stagiaires ont le droit également à des jours de congés ou à des autorisations d’absence.

Les conditions de travail du stagiaire sont équivalentes à celles du salarié. Cela concerne le travail de nuit, les jours fériés, etc.

Le stagiaire ne sera pas seul pendant toute la durée de son stage. En effet, l’entreprise est tenue de lui assigner un tuteur qui devra l’accueillir et l’accompagner. Lorsque vous réalisez une offre de stage, vous devez donc bien savoir qui sera le tuteur dédié et l’inscrire dans la convention de stage qui sera signée et par le stagiaire et par le tuteur lui-même. En outre, il faut faire preuve de pédagogie et savoir enseigner au futur tuteur de stage l’importance de sa mission. Encore une fois, un stagiaire qui se plaît dans son entreprise peut être un élément tout à fait bénéfique pour celle-ci.

Enfin, il faut savoir qu’un stagiaire n’est pas un salarié et qu’il ne s’agit donc pas d’un véritable emploi. Si le stagiaire considère qu’il effectue un véritable emploi sans changement de sa situation alors il pourra demander une requalification de sa convention de stage en vue de la refondre et d’en faire un contrat de travail.

Il est donc important de veiller à connaître tous ces éléments quand vous préparez et rédigez l’offre de stage. Le recrutement d’un stagiaire vous engage et de cela vous devez en avoir conscience avant même de réaliser l’annonce et de la publier.

Le contenu de l’offre de stage

Maintenant que vous avez des informations générales mais nécessaires concernant les modalités du stage, il est important de parler du contenu de cette offre.

Comment personnaliser le contenu en fonction du secteur d’activité et du métier ? Que faut-il préciser en premier lieu ? Quelle longueur de texte doit faire l’annonce ?

Le titre de l’annonce doit être concis et clair

La première chose qui sera lue et qui aura pour effet de trier les candidats en fonction de leurs intérêts propres mais aussi de leurs compétences est le titre de l’annonce de votre offre de stage. Pour ce faire vous devez décrire de la manière la plus précise possible l’intitulé de l’offre.

Cet intitulé doit non seulement correspondre au contenu de l’offre mais il doit aussi inciter au clic afin d’assurer à cette publication le maximum de visibilité. La visibilité de votre offre de stage est essentielle si vous souhaitez augmenter les chances de toucher la bonne personne et l’amener à cliquer sur votre annonce.

Pour élargir l’audience de votre offre de stage, il vous est recommandé de publier l’annonce sur les sites spécialisés mais également de la relayer sur les réseaux sociaux, notamment LinkedIn qui est le réseau social professionnel par excellence où de nombreux étudiants cherchent un stage.

N’oubliez pas de préciser que votre offre de stage s’adresse aux femmes et aux hommes en ajoutant entre parenthèse H/F ou bien en féminisant les noms.

L’annonce doit également contenir la durée du stage ainsi que la date de début.

En général, la durée du stage est déterminée à la fois par le rythme de la formation imposée par l’université ou l’école où est l’étudiant, mais doit aussi dépendre de la volonté de l’entreprise.

Par exemple, si l’entreprise souhaite déposer une offre de stage pour un assistant project manager alors la durée du stage sera certainement déterminée par les besoins du project manager en poste et ce relativement aux projets en cours.

Les différentes problématiques liées au temps peuvent être discutées lors de l’entretien avec les candidats sélectionnés et définir ainsi ensemble ce qui est le plus intéressant pour l’une et l’autre des parties, à savoir l’entreprise et le stagiaire.

Ne pas oublier le montant de la gratification dans l’offre de stage.

Toute de suite après l’intitulé ainsi que la durée souhaitée, il faut ajouter la gratification du stage. Il faut savoir que la gratification pour un stage, ou indemnité, n’est pas obligatoire si le stage dure deux mois ou moins. Toutefois, vous avez tout

à fait le droit de gratifier votre stagiaire si vous le souhaitez, et ce même si son stage est inférieur à deux mois.

Quelles missions pour le stagiaire ?

Vous devez après cela, bien sûr, préciser les missions du stage ainsi que l’environnement de l’entreprise, entendu par cela la manière de travailler, la culture mais aussi les relations qui existeront entre le futur stagiaire et les actuels employés.

Il n’y pas mille manières de rédiger le contenu des missions d’une offre de stage.

Il convient de rappeler dans un premier temps le secteur d’activité de l’entreprise : l’informatique, l’édition, la banque, l’ingénierie, etc.

Dans un second temps, il faut mentionner l’activité principale de l’entreprise : commerciale, industrielle, agricole, libérale etc.

Dans un troisième temps, il faut renseigner le nombre de salariés. L’offre de stage doit par la suite donner un descriptif général du stage, son contexte, mais également le service et la personne qui aura la responsabilité, c’est-à-dire le tuteur.

Profitons de ce rappel des éléments les plus importants pour dire que le stagiaire ne participe pas pleinement à la production de l’entreprise, bien qu’il puisse y participer indirectement, dans la mesure où le stagiaire est d’abord dans l’entreprise en vue d’apprendre et cela doit absolument avoir un rapport avec sa formation telle qu’écrit dans la convention destage.

Ensuite, il faut préciser où se situe le lieu du stage. Il faut assurément avoir donné au préalable des indications globale de location à savoir la ville : Paris, Lyon, Bordeaux, Lille, etc.

Une fois que lieu a été précisé, il faut alors définir le profil recherché. Non seulement il faut distinguer le niveau d’étude du stagiaire mais il faut aussi mettre en avant les compétences particulières qui seront nécessaires pour le bon déroulement du stage.

Si l’étudiant est en licence de marketing et communication, on pourra alors lui confier des tâches plus simples en rapport avec le marketing et la communication que s’il est étudiant de niveau master.

Encore une fois, il ne faut pas oublier les questions juridiques du stage et garder à l’esprit que la mission ne sera pas liée directement à la production de l’entreprise. C’est pourquoi, en général, le poste occupé par le stagiaire sera celui d’un assistant chargé d’aider un salarié à plein temps sur une mission pour le coup, elle, réellement et directement liée à la production de l’entreprise.

Lors d’un stage en communication, il sera demandé par exemple d’assister le chargé de communication dans ses tâches quotidiennes et de l’aider à rédiger des communiqués de presse ou à faciliter certaines de ses tâches en simplifiant le recueil des informations.

Un stage d’assistant chef de projet consistera peut-être à réaliser des tâches chronophages mais nécessaires. Le fait d’être au quotidien auprès d’un chef de projet senior est un atout indéniable qui permet d’apprendre très vite et d’être rodé rapidement concernant les spécificités d’un métier.

Comme pour toute offre d’emploi, l’offre de stage doit mentionner les compétences techniques qui seront utilisées pour le stage. En effet, le stagiaire doit pouvoir comprendre un minimum ce qui sera montré. C’est pourquoi il est utile de bien mentionner les compétences qui peuvent être la maitrise d’une langue étrangère ou d’un langage de programmation. Toujours est-il que cette compétence doit être justifiée et si besoin testée lors d’un entretien, notamment si cette compétence est nécessaire pour que le stage se réalise dans les meilleures dispositions.

Dans tous les cas, une offre de stage ne doit jamais être faite au hasard ou pour faciliter le travail de vos équipes en poste. Un stagiaire n’est pas là pour récupérer des missions moins intéressantes. Au contraire, le stagiaire doit apprendre et aider les salariés dans leurs missions au quotidien. Assurément, cela implique de travailler sur des tâches avec moins d’enjeux dans un premier temps, mais avec une réelle perspective d’évolution puisqu’un stage réussi permet non seulement de valider son diplôme mais aussi d’acquérir des compétences ainsi qu’une attitude professionnelle.

Du côté du stagiaire, les avantages sont nombreux, du côté de l’entreprise, les avantages sont réels aussi puisque que l’entreprise peut enrichir ses équipes de personnes motivées désirant apprendre.

Que ce soit pour un stage de fin d’études ou pour commencer ses études, l’offre de stage doit toujours être adaptée en vue de se réaliser dans les meilleures dispositions.